记强哥一次痛苦的外贸网站中跨部门协作经历!

一次英文外贸网站跨部门协作经历

Hello,大家好,我是500强哥~

前面我们聊了一个网站从规划到优化,再到一个投放广告的整个流程。那么今天呢,今天咱们来聊一下网站制作过程中跨部门相互协作,强哥遇到的一些坑,以及一些沟通小技巧,希望能给大家一些启发。

— 1 — 事件背景

最近几个月,因为公司业务的拓展,我这边又开始规划和制作了两个网站,但是这一次,强哥规划和制作周期变得特别长,甚至有一个网站半年了,还未完成,非常拖累我们的运营节奏,这可真是要了我半条命。一边面临着这老板几乎是一天一催,询问网站的进度的压力,可另一边就是因为各部门协作问题,进度卡在原地,推进不了。我自己也是急得热锅上的蚂蚁。

万幸到目前为止,这两个网站的规划和设计工作已经完成,剩下只是网站工程师制作网站就可以。我正好就此做一个复盘,总结一下经验,让自己在未来的工作中规避掉这些坑和麻烦。还有另外一个因素,借此抛砖引玉。这些虽然是自己在中大型公司的一些部门协作经历,但是对于我们soho朋友,应该也可以应用于于外包团队协作的沟通中,给各位朋友提供一些自己的坑和处理方法,希望能给各位朋友一些启发,以期降低沟通的成本和时间。

— 2 — 造成这个问题的三个个因素

首强哥自己总结了造成这个问题的三点原因:

1 网站的样式和交互要求,较以往有一个大的提高

首先来说说技术层面的。此次网站相比前面我做的网站,技术难度要大了许多,工作量自然也大大增多。这里我就先说说我们以前的网站的样式,是用Wordpress+elementor来搭建的,很多功能和样式的实现有赖于一些插件的应用。这种模式就比较简单,而且wordpress+elementor的组合也能做出绝大多数精美的样式,我个人认为这是一个绝妙的组合,特别适用于个人soho和小企业的B2B独立站制作。

好,话扯远了,我们回到正题,谈谈我们现在网站的技术层面,我们领导到时下达的任务,是要做出某大型网站C端网站的一个样式和交互,这样我们有些为难,这里我们的网站人员花了大概一周左右时间去攻克和调试,才最终完成。当然我们用的还是 wordpress+elementor 的组合,但是在wordpress模板的基础上运用了更多的代码,来实现功能。能不用插件,就不用插件。很多朋友可能会有疑惑,我修改了这些模板,那么这些模板未来更新的时候,那就不很麻烦吗。这里我们采用了大神虾总的一个建议,在模板下面创建了一个子类目,所有的自定义代码都放到这块,这样就不用担心更新的问题了。

还有我们为什么不用纯代码呢?总结起来有两点:第一是因为没必要,有现成的wordpress系统,能实现现有的功能,没有必要在这块花费宝贵的人力也更安全;第二是没有技术人员,我们建站人员就一个,做不来,即使能做估计也够呛,还是那个方针,对于B2B来说,没有必要在样式和技术这块去过分纠结。其实归根结底就是一句话:没必要,简单点可能更好。

2 业务部,研发部等部门深度参与网站制作,但前期却没有明确分工

这两个网站协作方面,也与以往发生了很大的变化。前面我规划和制作网站的时候,业务和研发只是提供客户需求和技术文案,我会就此整理出一份客户关心的文档,给业务与研发确认,通过后就可以。然后其他的都是我来安排,我来权衡其中的一些利弊。这样我来说就会很快,虽然会牺牲一些东西,但速度是特别快的,因为都是我自己在把控。从确认项目,到网站上线,研究,文案,设计,制作,最后网站上线,一个月就完成了。

但是这两个网站,我们公司的研发业务深度参与,可以说覆盖了整个流程的每一个环节。网站规划,框架,网页页面样式,页面内容等等。特别是页面内容和网站样式,我们花了很多时间来扯皮,比如研发找到一个别人网站的样式,我说B2B没必要做成这样花哨的,比如文案,我说要关键词和产品对应起来,你选的关键词没搜索量,的标题不能这么写,我要改改等等,这里面的的沟通成本太可怕了。事后复盘觉得,这肯定是有问题的,没有按照实际去合理分工。造成了相互间的推诿和沟通成本上升。这一块需要我们一起分好工,把相关的SOP流程图给做出来。

3 自己的一个个人因素

不得不说,这里还有我的一些个人因素。我有时候会受情绪的影响,在某件事情上失去耐心。我就举个例子:上面说到,我们公司研发部和业务要深度参与网站制作,在很多事情上我就没有决定权,而我这边也不能去要求业务和研发同事,因为对于他们来说,最重要的是客户和产品研发。所以时间拖得一长,我自己也就慢慢没了耐心,甚至有了任你们自己折腾,我不参与的想法(这个想法很危险)。

但其实这是不正确的,我应该去积极面对,多沟通,和同事一起商议一个合理的SOP流程,将工作分解,并明确合理的分工,然后去推动项目的进展。

— 3 — 外贸网站工作分解

在我看来网站主要由以下几个工作:

1. 网站框架规划

前面咱们有篇:画龙画虎先画骨,格外重要的网站框架规划。文章提到了网站框架的重要性。我觉得这一块的工作应该由网站的组织者来完成,当然,我们在完成后,也一定要开个会,或者和研发业务等同事确认一下,是否合理,是否有遗漏的地方。

2. 关键词研究

这个工作由熟悉SEO,了解产品的同事来完成。这项工作非常重要,一定要认真细致去做,前面我们也有一篇文章有讲解,大家可以在下面的相关文章里查看。

3. 页面内容

按照页面来分,可以有以下几块:公司简介页面;公司服务页面产品与技术内容;产品应用页面,博客新闻类页面。按照页面样式其实还不好分工,因为一个页面可能需要几个部门的人来合作。

那我们按照内容来分:产品参数文档,技术文档,营销文案,信息类文案。这样就很明了,研发需要做什么,业务需要做什么,市场部的人员需要做什么,一目了然。产品参数和技术文档研发来提供,营销类文案市场和业务一起完成,信息类文案例如博客等,由市场部单独来做,但最后都需要相关的SEO人员,在不影响内容的情况下,来做一些SEO方面的优化。

4. 网站页面设计

这个不用多说,是设计师的事情了,但是为了后面的工作顺利。我们可以给出参考网站,说出你想要的风格特点,以及你的要求。一般是先设计出一个网站首页,确定整站风格。过程中一定要多沟通,与设计师沟通,与领导沟通,与业务沟通,确认某些页面的模板。如设计师吭哧吭哧设计完整个网站后,不满足所有人的要求,那可就麻烦了,不仅浪费了人力,还会拖慢运营的节奏,所以一定要多沟通。

5. 网站制作

这个也没有其他的,让网站工程师直接按照设计师的设计来做就,将设计实现就可以。这里也需要注意网站站内优化,自适应这些。当然,网站的色号,字体大小,每个地方的间距,都需要设计师给你一一标注清楚,网站工程师直接按照数据来做就可以,而不用自己凭感觉去调。

6. 网站检查与验收

这一块是为了查看网站是否与设计一致,站内优化做的怎样,有没有错别字之类的。所以检查和验收工作也十分重要。自己验收过后才能放心。

— 4 — 不同角色的合理分工

其实咱们在将网站的工作内容进行分解后,分工也就很明显了,哪些人做哪些事。当然对于很多朋友来说,这一块可能都是自己一个人来做,所以没有那么麻烦。

那么这种情况呢,我是建议先上一个完整的网站框架和一些必要页面,如产品页面,公司介绍页面等,把一个网站的五脏给整齐全,然后再补上其他的如 blog 等页面,这样网站就可以快速上线,投放广告测试。

— 5 — 整一份合理的SOP流程

以下是我现在的一个大致的SOP流程图,希望对给我朋友一些帮助。即使是我们没有这么多人,甚至只有一个人,但是这些流程,我觉得还是做一个网站必不可少的。

— 6 — 怎样更好地与相关人员沟通

这一次的网站制作上,我们就在沟通上吃了大亏。因为所从事的工作不同,对同一件事的认知和理解就会出现很多大偏差,就需要花很多时间去沟通。有时甚至是会意错了,等完成工作后才发现,又要从头再改,简直是一部血泪史。这里我根据自己的经验,总结了一套我和相关人员沟通的办法,希望能给大家一些提示。如果各位朋友有有更好的办法,也欢迎大家一起交流。

1 与业务和研发同事沟通

我在做第二个网站的时候,当时想着先让业务和工程师按照框架,去准备文档,然后我再根据他们的文档来整合页面,虽然前期说了很多要求,但是理想很残酷。业务因为有操作过阿里巴巴国际站,所以他就按阿里巴巴那一套来准备文案了,最后我看到一大堆长长的标题,基本重复的文案,简直头皮发麻。但经过这段时间的折腾,我最后打算用一个死办法:即先研发提供产品技术文档,然后我根据这些文档设计产品页面样式,然后再在页面上标明业务需要写的文案,中英文都可以。

2 与网站内设计人员沟通

与设计人员沟通的时候,主要就是看我们前期的素材准备工作做得怎样,是否细致。如果你的素材没有分门别类的准备好,设计人员在设计过程中,肯定会一次次地询问你很多问题。

所以,为了避免时时刻刻被问问题,我们前期的素材一定要分门别类归类好。我是这么做的,我会用processon规划网站框架,然后用Axure RP来把每一个页面详细规划出来,文案和图片参考素材都放上去。然后我会准备一个文件夹,把所有需要用的素材,按照Axure RP文件里的类目分门别类放好。这样设计人员就可以直观地看到这个页面所有的素材,要找什么直接去相应的位置取就可以,这样问题自然就少了。既方便了设计师,也节省了很多沟通时间,节省了自己的精力。

设计的时候我也会给出一些参考网站,可以参考风格。然后设计师设计好每个页面,和你确认就可以。

3 与建站工程师沟通

这个就比较简单,让网站设计师标注尺寸间距,文字规格和大小,切好图,把文件给到他。当然,我也会列一份要求表格,直接让我们的建站工程师按照需求来,再要求有问题要及时和我沟通。

上面就是我这几个月做网站的一些总结。其实最主要的就是沟通方面,不论是在大公司里的跨部门协作,还是我们找外面的外包人员,与他们协作。怎样去分工,怎样让对方正确理解自己的意图,怎样找到一个让大家都舒服的流程和办法,去提高我们的工作效率,这是非常重要的。

当然很多时候,很多事情是不受自己控制的,特别是大公司跨部门协作,这点我深有体会,不论是自己的公司,还是和强哥聊过的一些上市公司,都存在这些问题。

希望强哥的的经历,能给朋友们一些启发,如果能让大家少走一些弯路,那就非常值了。

以上~

To be, or not to be。 - 莎士比亚

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